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カイポケビズお試し体験記

介護ソフト・カイポケを試してみた感想や使い勝手について書いています!

いまどき、エクセルの勤怠管理表はあり?

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「カイポケなら勤怠管理業務が楽になる」

今日は勤怠管理票の話。みなさんの会社では勤怠管理ってどのようにやっているでしょうか?タイムカードを入れるとピピッと印字されるよくあるやつを使っている人もいれば、ドアに開け閉めを記録する機械がついていたり、もしくはタブレットやスマホのアプリを使っている、さらには実はいまだにエクセルで管理しているんですなんて人もいるかもしれません。

本記事ではどうやって勤怠管理をするのがいいのかについて考えていきます

~目次~

 

介護ソフト・カイポケの基本情報

本記事ではそうした方、特に介護事業に携わっている方のために、カイポケという介護ソフトを利用した勤怠管理をオススメしています。カイポケを用いた勤怠管理のどういったところが便利なのかということについては下記記事でも詳しく紹介していますので、併せてご覧になってみてください。

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また、そもそもカイポケって何?という場合は、下記リンクで公式サイトより概要についてご覧になってみてください。2か月~「最大で18か月間も無料」でお試しできます。

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紙でつくるタイムカードのデメリット

さて、それでは上記で紹介したような紙ベースによる勤怠管理の何が悪いのかを考えていきましょう。上記それぞれについて、もちろん、職場でうまく回っているのであれば問題はないと言えるでしょう。ただ、今はご存知のように多くのことが電子化している時代です。先進的な企業はもちろん、役所などの行政でも、病院でもペーパーレス化が進んでいます。そうした中、イマドキっぽくない方法で勤怠管理を行うことにはデメリットも多いと言えるでしょう。

管理側にも提出側にも余計な手間がかかりすぎる

パッと出てくるのは、管理する点が省けるという点です。タイムカードもエクセルで作った勤怠表も総務の方などにあずけると思うのですが、その管理が結構大変だったりするわけですよね。5人くらいの会社だったらまだしも、50人も100人もいると、そうしたタイムカードだけで1年もするととんでもない数になってしまいます。さらに、それをデータベースに転記しているなんてこともあるから、これは完全に二度手間でコストももっとないないと言えるでしょう。

また、エクセルなんかの記入だと記入するほうにも手間がかかります。あれ、あの日は何時まで会社にいたんだっけなんて考えていたら、あっという間に1時間経っていたなんて、そこで給与が発生していることを考えると、経営者としてはもったいないと感じるのではないでしょうか。それにエクセル管理だと、多くはないと思いますが、時間をごまかして記入することもできてしまいます。そうした正確性を確認できる方法があるとしても、それをチェックするのに時間とお金がかかってしまうのもどうかと思います。

介護職の場合

介護の仕事においても、こうしたことは当てはまるでしょう。というよりも働く時間帯が早番・遅番・日勤・夜勤とバラバラな分、通常のオフィスワーカーよりも、勤怠の管理は大変だと言えるでしょう。特に大変だと思われるのはホームヘルパーさんです。ビジネスマンと違って家々を飛び回ることが多い人たちですから、何時から仕事が始まって何時に終わったなんてよほど気を付けていないと覚えていることはできないでしょう。勤怠のことばかりを気にして、肝心の介護サービスの質にまで悪影響を与えてしまうなんてことになったら本末転倒です。

勤怠の電子化に挑戦するのがオススメ

このように、エクセルなどで作成した紙ベースによる、勤怠管理の方法はデメリットが非常に多いと言えます。ですから、もし今エクセルやタイムカードを使用している会社は、少しずつでも改善を検討してみるのがよいと思います。

最近流行りのクラウドサービスやアプリなんてのも、パッと見は難しそうでわかりづらそうに見えますが、いざ使ってみると簡単だったり、それだけでとても便利になったなんてのも決して珍しい話ではありません。ぜひ試しに、介護事業の方はカイポケを、そうでない方もクラウド型のASPシステムやパッケージ製品をお試しになってみてはいかがでしょう。

 

カイポケによる勤怠管理

では、カイポケを使うことで勤怠管理がどう変わるのか?もっとも大きな変化は、いちいち紙にしたり、手入力したりという手間が大幅に減ることです。カイポケはタブレットやスマートフォンでも利用することが可能です。それを使えば出先であっても、自分の仕事の時間をその場で簡単に記入することができるのです。これなら管理にスペースを必要としませんし、入力者の手間も省けるでしょう。

さらに、便利なのはそうして入力した情報が給与計算等にも自動で反映される点です。今まではいちいち転記していたような作業を大きく減らすことができます。誤記も減らすことができ、総務や経理のスタッフの方の手間も軽減することができるでしょう。もちろん、シフト等については、ヘルパーさんごとや利用者ごとにもチェックを簡単にできますので、参照する時もスピーディです。以上が、カイポケを利用することによるメリットです。

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しかし、そうはいってもそれだけ言われてもなかなか良さがわからないという人もいるかと思います。そうした方のために、カイポケは非常に長い期間、無料のお試し体験をすることができます。見出しにあるように、「最長でなんと18か月間」もお試しできるのです。

ですから、カイポケってどんな感じなんだろう、使ってみたらどれくらい便利なんだろう、自社に本当に合うのかなという疑問があれば、まずは実際に触ってみるのがオススメです。詳しいことについては下記より公式サイトをご覧いただくのがよいかと思います。

また、当サイトでも詳しく無料キャンペーンについて紹介していますので、良かったらこちらもご覧になってみてください。

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また、 無料の体験期間終了後の料金については、下記記事で紹介しています。併せてチェックをしてください。

kaipoke.hatenadiary.com

 

 

以上、勤怠管理についてと、介護職にオススメのカイポケという介護ソフトの紹介でした。お読みいただきありがとうございました。