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カイポケビズお試し体験記

介護ソフト・カイポケを試してみた感想や使い勝手について書いています!

デイサービスの業務効率化ならカイポケ

カイポケ

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「デイサービスの業務効率化のカギは介護ソフト」

介護の仕事では多くの方が「どうやったら業務効率化をできるか」を考えているかと思います。

本記事では介護業務、特にデイサービスにおける業務効率化を考えており、そのための方法として、「介護ソフト」の重要性を紹介します。それでは以下でその理由と、活用方法を紹介していきます

 

なお、当サイトでは「カイポケ」という介護ソフトを紹介しています。「最大18か月間無料お試し可能」とお得ですから、ぜひお試しになってみてください。詳細は公式サイトの説明をご覧ください。

無料体験は公式サイトより5分でお申込可能 

 

効率の悪い仕事による弊害

効率の悪い仕事をしていると「さまざまなデメリット」があります。個人としては、深夜まで仕事をしていると体力的にも辛いし、気持ちも滅入ってしまいます。スピーディに業務を終わらせて早く帰れるに越したことはありません。

組織全体にも悪影響がある

組織としては、売上や利益が伸びないということだけではなく、残業代のようにコストが上昇して、経営を圧迫する要因にもなりかねません。

このような状況で経営を続けていても、大きな成長は見込めませんし、競争が激しくなれば経営が危ぶまれてしまう危険性もあります。ですから、非効率的な働き方というのは個人としても、組織としても改善する必要があるのです。

 

結論としては優れた介護ソフトの利用が早道

どうやったら効率化できるのか、その方法は様々でしょうが、まず効果が高く、すぐに実行できるという観点で言うと「優れた介護ソフトの導入」というのが非常にオススメです。

というのも、業務効率化に必要なのは日々の仕事の改善です。介護ソフトはまさしく日々の業務をスピードアップするための機能が詰められています。それゆえ、介護ソフトを利用するだけで、(最初は操作方法に慣れるのに時間はかかりますが)ある程度の期間が経つと業務の効率化が可能になるのです。

自社に合った介護ソフトを探す

ですから、まず最初に現在ご利用の介護ソフトを見直してみてはいかがでしょうか

きっとその中に「業務効率改善のヒント」があるはずです。介護ソフトは非常にたくさんの種類があり、いずれも日々アップデートしています。改めて見ると新しい発見もあるはずです。

下記記事で様々な介護ソフト、その種類を紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。ほのぼのシリーズやワイズマン、カイポケ、ケア樹、まもる君などなど、本当にたくさんのソフトがあります。

kaipoke.hatenadiary.com

介護保険請求ソフト販売会社の比較

当サイトでオススメしているのは「カイポケ

なお、当サイトでおすすめしているのは、サイト名にあるように株式会社エス・エム・エスが運営している「カイポケ」です。理由は様々ですが、まず「最大で18か月間も無料お試しが可能」というのが非常に嬉しいポイントです。

実際に数か月ほど使ってみて、現場の評判はどうか、どれくらい仕事がスピードアップしたか、お金をかけずに確かめられるということです。それで明らかな効果が出るのであれば有料で導入すべきでしょう。これがカイポケの非常に大きなメリットです。

無料お試しの申し込みは公式サイトから30分ほどで可能です。また、ソフトの詳細もご覧いただけますので、ぜひチェックしてみてください。

無料体験は公式サイトよりすぐにお申込可能 

 

下記では、なぜ介護ソフトがそれほど業務効率化に寄与するのか、その点について詳しく紹介していきます

 

業務効率化のための2つのアプローチ

では、どのように業務を効率化するかという点についてですが、大きく2つのやり方があると考えています。それは「個人」の場合と「組織」の場合です。

この2つの観点から、できることというのは大きく異なってくるはずです。2つとも遂行するというのは、経営層やリーダーの方でないとなかなか難しいと思いますが、まずはできることから始めることが大切なのではないかと思います。 

1. 自分の仕事を見直してみる

さて、まずは個人として業務効率化のために何ができるかですが、見出しの通り自分の仕事を見返すことが大切です。1週間くらいのタイムスケジュールをざっと、書き出してみましょう。

自分が「何にどれくらい時間を使っているのかを、明確に把握すること」が大切です。たとえば、デイサービスというと下記のような仕事があるかと思います。 

  1. 入浴介助
  2. 身体を洗う
  3. 洋服の着脱を手伝う
  4. 整容をする
  5. 各種業務の記録をする
  6. レクリエーション
  7. 機能訓練を手伝う
  8. 通所介護等の計画書作成
  9. モニタリング
  10. 請求業務

ざっと眺めてみると、どうでしょう、ここはもう少し短縮できそうとか、ここで時間がかかりすぎていたかもといった気づきが出てこないでしょうか。もしくはまったく違った観点で、こういうことをやったら、もしかしたら業務を短縮できるのかも、誰々さんと相談してみてもいいかもなどなど、とにかく自分の仕事を振り返って、じっくりと考える時間をとりましょう。

ノウハウよりも自分の頭で考えることが大切

こうして、自分1人でじっくりと考えることが、業務効率化においてはもっとも大切だと考えます。業務効率化というと、本を買ったり、セミナーに行ったりという方が多いかもしれません。
確かにそういったことも意味はあると思いますが、1人ひとり抱えている仕事も課題も、自分の能力も異なるはずです。とするならば、誰にでも当てはまることしか言えないセミナーや書籍を受けても、それによって自分の悩みが完全に解決することはないはずです。

完全に解決するためには、自分の悩みを明確化してそのことへの改善策を実行することが必要です。これは自分自身でしかできないはずです。ですから、「個人」として業務効率化を図ろうと思った時には、自分の頭でじっくりと考えることこそが最も大切だと思うのです。ぜひ一度、そうした時間をとってみてください(もちろん、参考として書籍やセミナーで学ぶことは大いに意義があると思います)。きっと、自分でも驚くくらいの学びに出会えるはずです。

PDCAの実践

また、よく言われることだとは思いますが「PDCAサイクル」を回して、日々自分の仕事を反省して、改善する作業というのもとても大切です。いわゆるスーツを着るビジネスの現場では一般的ですが(とはいえ、実際に実践できている人がどれくらいいるかは疑問ですが…)、介護の現場では意識的にやらない限りはなかなかできないものです。

PDCA自体は単純な考え方ですが、それだけにやるかやらないかで大きく成果に違いが出てくるものです。忙しい、疲れた、そんな中で少しずつでもチャレンジするときっと仕事の効率は変わってくるはずです。上記のじっくり考えるのとも一緒で、業務後にカフェとかでゆっくりする時間を持つのが、一番いい方法かなと思います(仕事場だと他の業務をやったり、ゆっくりと考えるのには向かないため)。

参考書籍

ちなみに、あくまで参考ですが、介護事業に限らず、業務の効率化に役立つと思われる考え方や実践方法について記載された書籍を紹介します。もしよかったらご覧になってみてください。

イシューからはじめよ―知的生産の「シンプルな本質」

イシューからはじめよ―知的生産の「シンプルな本質」

 
これだけ!  PDCA

これだけ! PDCA

 

 

2. 組織としての改革

そうはいっても、個人だけだとどうしても改善できない業務というのもあるでしょう。介護業務は基本的に他の職員の方との連携が必要となります。そうなると、いかに自分だけが早く業務を行っても、他の方との兼ね合いなどで全体として遅れてしまうということはあるでしょう。

そういった観点で考えると、組織全体の効率化をアップさせるには、「全体の仕組みを変更すること」が必要だと言えるでしょう。また、リーダー等の立場にあるのならば、自分で発見した効率化の方法をチームのスタッフに伝えるといった方法もあるかもしれません。

いずれにせよ、組織全体に働きかけることで、業務効率化が可能になるはずです。たとえば、上述した業務を見ても、全体として作業が遅くなり理由というのが実は明確にあったりするものです(ボトルネックといいます)。これを発見して職員全員で共有するだけでも、作業時間の短縮につながることも珍しくはありません。 

作業時間短縮のためのツールを上手く活用する

そうした際にアイデアの1つとしてあるのがツールを活用することです。組織として何かをやろうと思った時、最もスムーズにできて、効果が期待できるのがこの「ツールの導入」という方法です

ずいぶん昔の話にはなりますが、現在はエクセルで簡単にできる表計算のようなこともかつては手作業だったわけです、さらに昔はそろばんを使って計算をしていたわけです。単純な計算作業だけを考えれば、現代は当時よりもはるかに作業スピードが上がっているのではないでしょうか。これがツールの威力です。

なお、こうした業務全体、組織全体の業務改革については下記記事にも詳しいので併せてご参照ください。

介護事業を効率化できるソフトとは?

介護ソフトによる作業スピードの改善

そのうちの一案としてあるのが「介護ソフト」です。当サイトではブログタイトルの通り、カイポケというソフトをオススメしています。下記よりカイポケを導入することによるメリットを紹介していきますが、ソフトについてもう少し詳しく知りたいという方は公式サイトをご覧ください。

介護ビジネスをサポートする業務ソフト 2ヶ月無料体験受付中

おそらく、皆さんの事業所でもほとんどの場所で何かしら介護ソフトを導入しているかと思います。もし、介護ソフト導入前から働いた経験のある人であれば、ソフトによっていくつかの業務が楽になったという実感があるのではないでしょうか

これはまさしく仕組化の一例だと思います。職員さん全員が基本的には使うはずですから、導入しただけで何かしら改善される可能性は高いはずです(ソフトによっては逆に手間がかかる業務が出てきたりとマイナス面もあるかもしれませんが)。

カイポケならワンストップで業務を連携

そこで今回オススメしたいのが、上述したカイポケによる作業スピードの改善です。もしかしたら、カイポケという介護ソフト自体は聞いたことがあるかもしれません。東証一部に上場する株式会社エスエムソフトが販売する介護保険ソフトです。

このソフト、いろいろといいところはありますが、業務効率化という観点からすると、経営支援サービスの名の通り、経営に関わる多くの機能が備わっており、それらをワンストップで連携して利用できるのが最大の魅力です

無料体験は公式サイトよりすぐにお申込可能 

もし、今の仕事でたとえば、いろいろなソフトを使わなくちゃいけなくて困っているとか、各業務の連携の際に時間がかかっているという実感がある場合には、ぜひカイポケを使われることをオススメします。

すべての業務が機能的につながっているため、そうした切り替えの時間を大幅に短縮することができるはずです。カイポケは「最大で18ヶ月間のあいだ無料」で体験することができますので、ぜひ一度ご覧になってみてください。

なお、無料お試し期間終了後の料金については、下記記事で詳しく紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。 

kaipoke.hatenadiary.com

 

 

以上、デイサービスにおける業務効率化について個人と組織、2つの観点で考えてみました。お読みいただきありがとうございました。